明石市議会 2021-03-17 令和 3年総務常任委員会（ 3月17日)
総務課では、市役所が取り扱っている文書につきまして、今は紙文書でございますけれども、電子文書へと切り替えていくことを検討しております。具体的には、文書の電子決裁、電子保存などのシステムの導入を検討しておりまして、文書の受け取りから決裁、それから最終の公文書としての保存といった文書管理の一連の流れにつきまして、電子化を図っていきたいと考えております。
総務課では、市役所が取り扱っている文書につきまして、今は紙文書でございますけれども、電子文書へと切り替えていくことを検討しております。具体的には、文書の電子決裁、電子保存などのシステムの導入を検討しておりまして、文書の受け取りから決裁、それから最終の公文書としての保存といった文書管理の一連の流れにつきまして、電子化を図っていきたいと考えております。
◆上原秀樹 委員 もう一つ、電子文書として保管して、それが情報公開ではどう生かされるんですかね。 ◎総務部 既に今も文書公開システムの中で文書のタイトルはホームページから見られる形になっております。それも引き続き公開文書、一部公開文書という形でホームページに公開されると、タイトルが公開されるという形になります。
また、皆さんも、新聞あるいはインターネット等で、全国でそういう先進事例があれば、ぜひ気にかけてスクラップするとか、あるいは電子文書であれば、メール等で皆さんと情報共有できるような形でどんどん上げていっていただきたいなとは思っております。
セキュリティ、それから電子文書管理など、作業効率が期待できるシステムを多数見ることができました。 これは一例ですが、ある一企業が実演していた電子窓口のシステムです。小型の対話ロボットの目を見ながらマイナンバーカードを提示する。顔認証されて「本人である」と確認されれば、来庁の目的を確認されて、関連の書類をその目的に応じて自動作成してくれます。最終的には本人と職員とで内容を確認する。
第４条では、データベース化する電子文書として上げております。議案及び議案に係る説明資料、委員会における審査・協議資料、あるいは市の発行しておる刊行物で必要なもの、その他特に必要なものというふうにしております。
○林議長 もとの文章を電子文書でもうたらええんやという。 ○寺北委員長 だから、本質的な違いはないんですね。 ○林議長 ない。 ○寺北委員長 １分かかるか５分かかるかとかいうそれはあるんやけど。 ○山口事務局主幹 10秒か２分か３分。 ○寺北委員長 そういう本質的な違いはないと思います。勝手に言うけど。
国ではオープンデータの公開度を機械判読や加工のしやすさで開放性の程度を５段階の基準で示しておりますが、本市では主に開放性が低いとされる１段階のＰＤＦやＪＰＥＧなどの電子文書形式や画像形式をしております。しかしながら、閲覧に際し支障を来すものではございません。
また、電子文書の証拠としての原本の確保はどのように行っているのでしょうか。お答えください。 平成22年３月、当時の岡田外相は、外交記録公開・文書管理対策本部の初会合を開き、冒頭でこのように述べています。文書をきちんと保管し、そして一定時期が来れば出していく、そういうことが、行政の透明性の確保。
それと，先ほどの消防庁の救急企画室長からの通知でございますけれども，３月11日付で私的二次救急医療機関への助成に係る特別交付税の算定の概要についてということで，県の通知が消防課長の方から３月15日付で──これメールいうんですか，電子文書というんですか──で，消防局の方に到着をしてございます。
ＩＴ化の推進は、第１には業務効率の向上を目的としており、文書の電子化による情報の共有、再利用、検索などにその特性が生かされるものでありますが、一般的に電子文書での情報共有は、プリントアウトの容易性から、だれもがいつでも紙化して文書を個人持ちしてしまう側面もあり、その意味では紙の使用量の増加原因ともなり得ます。
こういった電子情報の特性を勘案の上、本市では平成１７年度から電子文書管理システムを導入し、適正かつ効率的な文書管理を目指しております。 今般、国においても、文書管理の重要性が認識され、法制化が検討される中で、電子情報の長期保存のためのファイリング形式の統一化なども検討課題として上がっておりますので、今後ともそれらの動向に留意し、対応してまいります。
平成１８年からは電子申請、電子入札、電子文書管理も運用開始をしてございます。そういうことで電子自治体としての一定の情報通信基盤と、システム整備は整えることができました。現行の情報化計画は、平成１９年度、本年度を最終年度としております。現在、２０年度から２４年度までの今後の電子自治体としての成熟化を目指した新情報化計画の策定作業に入っているところでございます。
御答弁では、電子申請、電子入札、電子文書管理、電子申告、電子納付、財務会計システムの再構築、市民生活においての情報全般を集約したポータルサイトを限定されることなく、生活域として構築するため、府県をまたがった近隣自治体と共同研究を進められるとお答えをいただきました。昨年、私が勤務していた企業の後輩が、宝塚市に住まいをしていましたが、このたび伊丹市に引っ越してまいりました。
これにつきましても、既存のソフトウエアなどを活用し、電子文書化するなど、今後のＩＴ化の進捗状況や市史編さんにかかる将来構想を見据えながら、大切な課題として検討させていただきます。
これにつきましても、既存のソフトウエアなどを活用し、電子文書化するなど、今後のＩＴ化の進捗状況や市史編さんにかかる将来構想を見据えながら、大切な課題として検討させていただきます。
◎総務部 文書管理システムという件につきましては、今の中で２つに分かれまして、電子文書システムとそれから電子決裁システムでございます。ただいまの御質問の中で言われております内容で、まず一つ事務を進めていく上で決裁を起案する際には、通常の業務の中で定例的な簡単なものにつきましては担当者がそのまま決裁して、紙決裁であろうと電子決裁であろうと一緒だと思います。
具体的には、行政手続を進める際、条例、規則等において書面、いわゆる紙に記載した文書によることが規定されている場合において、電子文書として、オンラインでも可能とするための特例規定として、整備するものでございます。 まず、第２条の対象となる手続の具体的な内容についてでございますが、行政手続を申請等、処分通知等、縦覧等、作成等の４つの項目に分類して規定しております。
同じく、４月から電子文書管理が運用開始となり、電子自治体実現へ加速することとなります。今後は電子申告、電子納付について取り組むことで電子自治体としての基盤を構築したいと考えております。 また、財務会計システムが構築後２０年を迎えており、その再構築を予定しております。
（２）電子文書管理システムの構築及び運用開始についても、さまざま今までの手書きの文書があったわけでございますが、それをデジタル化といいますか、パソコンを利用した文書を作成をして決裁もするというようなことだろうと思いますが、そのシステムの内容、目的、効果と本番時期について同じく答弁を求めたいと思います。
ここに上がっております使用料というのは、基本的に私どもが電子文書管理システム、電子決裁システムを構築するに当たりまして、一から市が構築するとなりましたら多額の費用がかかりますので、現実には民間企業が構築されてるプログラムにつきまして、業者選定を行いまして、最終的にその業者の開発されておりますパッケージをもとに、現在その中で伊丹市のシステムとして対応すべきものとして改善等のために精査をして、その内容の